IN GESTIONE AL SERVIZIO AMMINISTRAZIONE - CONTROLLO GESTIONE
Finalità del Timesheet
La compilazione di un registro elettronico unico (Timesheet) ha due finalità:
- la rilevazione e la certificazione del tempo di lavoro specifico per ogni progetto, con l’obiettivo di determinare il costo orario del personale da imputare a rendiconto nei progetti finanziati.
- la rilevazione ed il controllo del rispetto dell’orario lavorativo stabilito dal contratto per tutto il personale di ricerca a timbratura unica.
Chi deve compilare il Timesheet
La compilazione deve essere effettuata da tutto il personale di ricerca che, indipendentemente dalla tipologia contrattuale, svolge un’attività lavorativa su progetti a rendicontazione in Fondazione (in via esemplificativa e non esaustiva: dipendenti a tempo indeterminato, dipendenti a tempo determinato, collaboratori coordinati e continuativi, eventuali altre tipologie contrattuali su progetti, ecc.) dal personale, anche non di ricerca, che a qualsiasi titolo, svolge un’attività lavorativa sui progetti a rendicontazione.
Data e firma del Timesheet
Il nostro sistema Timesheet è processato in modo totalmente elettronico. Su specifica richiesta degli organi di controllo, è possibile fornire la puntuale dimostrazione che i singoli ricercatori hanno la possibilità di accesso univoco al sistema e attraverso l’apposito log è possibile dimostrare la data e l’ora in cui i Timesheet sono stati compilati e sottomessi per approvazione ai rispettivi Responsabili. Con lo stesso sistema è possibile dare dimostrazione della data e ora in cui i responsabili hanno approvato i Timesheet dei propri sottoposti.
Procedura di gestione del timesheet FBK
1. Inserimento e conferma da parte della risorsa
Il modello timesheet deve essere compilato accedendo al portale https://my.fbk.eu/timesheet e attribuendo le ore effettivamente lavorate alle varie commesse/progetti assegnati dai rispettivi Responsabili.
In considerazione delle regole di rendicontazione imposte dai progetti PNRR, i Timesheet devono essere compilati entro mezzogiorno del 2° giorno lavorativo del mese successivo.
Si ricorda che condizione necessaria per la compilazione dei Timesheet è la corretta raccolta dati di timbratura e di trasferta.
Come da relative procedure, i cartellini devono risultare sanati da ogni eventuale anomalia nonché autorizzati dai/dalle diretti/e responsabili entro il primo giorno lavorativo del mese successivo. Per evitare situazioni di non conformità e contestazioni - con relativi impatti negativi sulla rendicontazione - qualora in fase di chiusura mensile dei cartellini risultassero ore mancanti, sarà inserito d’ufficio l’evento “ferie a giornata”; evento, quest’ultimo, che non potrà più essere modificato.
È pertanto necessario aggiornare quotidianamente il cartellino personale in INAZ, il gestionale trasferte e compilare giorno per giorno i relativi Timesheet.
Nel caso in cui vengano segnalate delle incongruenze tra il Timesheet ed il cartellino e queste non possano essere sanate dalla risorsa (per assenze, impedimenti vari, mancata connessione in rete, ecc…) nel tempo previsto dei due giorni lavorativi, l’amministrazione è autorizzata a quadrare i dati Timesheet/cartellino.
2. Approvazione
I Responsabili del Centro di Costo (CdC) dovranno confermare i Timesheet entro la sera del 2° giorno lavorativo del mese successivo direttamente dal portale https://my.fbk.eu/portal/authorization/pending.
È riconosciuta al Responsabile la facoltà di respingere il Timesheet; in questo caso, lo stesso torna disponibile alla risorsa, che lo può eventualmente modificare e ri-sottomettere all’approvazione del Responsabile entro i termini sopraindicati.
I Timesheet dei Responsabili di CdC devono essere approvati dal loro diretto Responsabile, ovvero dal Responsabile gerarchicamente immediatamente superiore nell’organigramma.
La verifica dell’esattezza di quanto dichiarato nel Timesheet è responsabilità della risorsa che lo compila, mentre il Responsabile di CdC ha una funzione di supervisione e approvazione della rendicontazione del tempo delle risorse coinvolte nei progetti.
Procedura per la gestione dei Timesheet
Contatti utili
Servizio Amministrazione
help-amm@fbk.eu