Cosa devo fare quando mi viene affidato un PC portatile o altro bene in dotazione personale?
Se è un bene già in dotazione alla Unità di appartenenza, il richiedente o il Responsabile, che comunque deve essere in conoscenza, è necessario inviare una mail a logistica@fbk.eu comunicando il numero di inventario del bene che ti viene affidato.
In caso di sostituzione di un bene in dotazione con un altro, il Responsabile deve comunicare al Servizio Patrimonio il numero di inventario del bene che rientra e quello del nuovo che viene affidato.
Procedura ingresso beni propri FBK
I beni entrano in Fondazione attraverso il magazzino e a fronte di un Ordine di Acquisto (OdA).
Il personale del magazzino compila la scheda di inventario con le informazioni presenti sull’OdA assegnando il valore di acquisto. Se le informazioni non sono sufficienti, il personale del magazzino contatterà la persona che ha autorizzato l’OdA o la determina a contrarre che figura come Consegnatario del bene.
In caso di realizzazione di un bene in economia, il suo valore sarà determinato sommando il valore di tutte le parti che lo compongono e l’eventuale manodopera per l’assemblaggio (se effettuata da professionista esterno).
Procedura ingresso beni di terzi
In caso di ingresso in FBK dei beni di proprietà di terzi, è opportuno seguire alcune linee guida.
L’operazione va concordata prima tra l’Unità richiedente, il Servizio Patrimonio e l’Unità Sicurezza. Deve essere comunicata la natura del bene, il suo valore, il periodo presunto di permanenza in FBK, la sua conformità alle normative vigenti e a che titolo ne viene chiesto l’ingresso.
Normalmente ogni Azienda assicura i propri beni, ma è opportuno verificarlo prima dell’ingresso del bene, includendo la clausola di non rivalsa, anche per non caricare FBK di ulteriori costi. Casi diversi o particolari vanno concordati di volta in volta.
Il bene deve poi transitare da magazzino FBK con un documento di trasporto con causale tipo Prestito d’uso. Il magazzino informa i comparti sopra citati dell’arrivo e tiene traccia del passaggio.
Il Servizio Patrimonio valuta se le circostanze richiedano la presa in carico in inventario come bene di terzi, assegnandogli un numero e un’etichetta.
Al momento del rientro, l’Unità deve darne comunicazione al Servizio Patrimonio, che farà le opportune note in inventario. L’Unità deve poi andare su My Portal, alla voce Richieste di Spedizione, e compilare un form, in funzione del quale il magazzino andrà a redigere un documento di trasporto di reso, che chiuderà di fatto l’operazione.
Per ogni ulteriore informazione contattare https://trasparenza.fbk.eu/Disposizioni-generali/Atti-generali/Atti-amministrativi-generali/Linee-Guida-e-Regolamenti/Regolamento-per-la-tenuta-dell-inventario-dei-beni-immobili-e-mobili.
Procedura restituzione beni di terzi
- I beni di terzi sono cancellati dall’inventario dal Servizio Patrimonio a fronte della richiesta del Consegnatario del bene
- il Servizio Patrimonio effettua la cancellazione del bene di terzi dall’inventario a fronte dell’emissione del documento di trasporto prodotto dal personale del magazzino
- in caso di beni concessi a FBK tramite comodato, la cancellazione avverrà a cura del Servizio Patrimonio a fronte della chiusura del comodato stesso
Procedura beni in uscita da FBK
Tutti i beni (sia propri di FBK che di terzi) possono uscire dalle sedi della Fondazione nei seguenti casi:
- vendita
- smaltimento per dismissione
- reso (applicato ai beni di terzi)
- spedizioni per manutenzioni, revisioni o riparazioni in cui è previsto il rientro
- prestito di beni
Qualsiasi anomalia riscontrata deve essere segnalata tempestivamente al Servizio Patrimonio in modo tale da gestire l’eventuale problema.
Esempi di possibili anomalie sono: richiesta di reso senza che il bene sia stato preso in carico, richiesta di smaltimento di un bene che risulti ancora in inventario, ecc.
Come chiedere la dismissione di un bene
I beni propri della Fondazione possono essere dismessi per i seguenti motivi:
- furto o smarrimento
- fuori uso con smaltimento del bene
- permute
- distruzione
- cessione/vendita
- errore di inventariazione
La motivata richiesta di dismissione deve essere inviata al Servizio Patrimonio dal Responsabile del centro di costo. Sarà poi il Servizio Patrimonio a dichiararne il fuori uso. La cancellazione di beni dall’inventario avviene mediante determinazione del Responsabile del Servizio Patrimonio e comunicata al Servizio Amministrazione.
Per i beni informatici (hardware) la richiesta deve essere inoltrata al Servizio IT e Infrastrutture.
Per ogni ulteriore informazione contattare logistica@fbk.eu.
Come richiedere un elemento di arredo standard:
Per richiedere una nuova postazione o parte di essa (sedia, scrivania, cassettiera, lampada, armadio, etc.) occorre scrivere a logistica@fbk.eu.
Come richiedere un elemento di arredo standard:
Per richiedere una nuova postazione o parte di essa (sedia, scrivania, cassettiera, lampada, armadio, etc.) occorre scrivere a logistica@fbk.eu.
In caso di utilizzo delle auto istituzionali?
Il dipendente deve rispettare il Codice della Strada.
In caso di infrazioni del Codice della Strada, la Fondazione Bruno Kessler si accerterà di chi ha commesso l’infrazione e provvederà a inviare la sanzione al diretto interessato.
L’utilizzatore è tenuto a segnalare eventuali danni e malfunzionamenti occorsi durante l’utilizzo.
Come segnalare un malfunzionamento tecnico?
Per segnalare malfunzionamenti tecnici inerenti alla rottura di: maniglie, serramenti, riscaldamento/raffrescamento, illuminazione o simili, inviare mail a help-tech@fbk.eu spiegando la natura del problema e dove è localizzato.
Come segnalare un disservizio: (pulizie, portierato, facchinaggio?)
Occorre mandare mail a logistica@fbk.eu con la segnalazione.
Come prenotare un intervento di facchinaggio?
Occorre compilare il modulo al seguente link con tutte le informazioni richieste: https://forms.gle/TVqwV4F6e3CcwqE8A
In caso di qualsiasi problema o specifica in merito alla richiesta potete contattare logistica@fbk.eu.
Come prenotare una pulizia straordinaria?
Per chi avesse la necessità di fare una pulizia straordinaria di uno specifico locale, il Responsabile del Centro di Costo deve inviare una mail a logistica@fbk.eu specificando la richiesta e il luogo dove intervenire, centro di costo e commessa su cui addebitare la spesa.
Come accedere alla convenzione con Trentino Trasporti:
Prevede agevolazioni per i soli dipendenti su vendita abbonamenti annuali per trasporto urbano, inviare mail a hrcontratti@fbk.eu.
Problemi telefonia mobile e gestione cellulare aziendale fuori EU.
Mandare una mail a pallanch@fbk.eu, il quale vi spiegherà come procedere.
Per ogni ulteriore informazione contattare https://trasparenza.fbk.eu/content/view/full/57681.
Posso lasciare la mia macchina nel garage FBK?
Potete lasciare la vostra macchina in garage solo se dovete svolgere una trasferta di lavoro con la macchina aziendale. Per ulteriori autorizzazioni, ovvero solo in casi del tutto eccezionali contattare il Responsabile del Servizio Patrimonio Amos Collini acollini@fbk.eu.
Come procedere in caso di un sinistro?
Segnalate il prima possibile al Servizio Patrimonio inviando una breve relazione sull’accaduto logistica@fbk.eu
Se devo accedere fuori orario?
L’orario di apertura delle sedi è dalle ore 7.30 alle 20.00 dal lunedì al venerdì e sabato dalle 7.30 alle 13.30. Al di fuori di tali orari l’accesso non è di norma consentito. Per motivi istituzionali e per la sola sede di via Sommarive, è previsto l’accesso fuori orario da richiedere entro e non oltre le ore 14:30 del giorno lavorativo precedente a https://my.fbk.eu/requests/accessofuoriorario