La seguente Guida presenta il funzionamento della Telefonia con Kalliope Omnia, soluzione di Unified Communication and Collaboration che integra tutti gli strumenti di comunicazione in un’unica piattaforma, completamente in cloud.
Per telefonate a numeri interni si consiglia in ogni caso di usare Google Meet con il proprio account istituzionale, in quanto è uno strumento integrato ai sistemi Google in uso in Fondazione e nel circuito PAT (per cui l’elenco delle persone è direttamente disponibile senza necessità di conoscerne il numero) e funziona ovunque ed in qualsiasi situazione (come Whatsapp, ma in modalità integrata).
Prima di tutto si raccomanda di staccare il telefono fisico.
Nel caso di necessità di cuffie, si possono richiedere in magazzino.
Indice
1. Configurazione browser WebCTI
- Configurazione utente
- Utilizzo interfaccia
- Chiamata
- Rubrica personale
- Registro chiamate
- Modifica password e telefono cellulare
2. Applicazione Kalliope Mobile per Android/iOS
3. Google Meet per PC/Android/iOS
1. Configurazione browser WebCTI
Per procedere con l'autenticazione bisogna aprire la mail di verifica Email Verification inviata da Kalliope Accounts [email protected].
Cliccare su Verifica Email e generare una password (possibilmente diversa da quella del proprio login Google).
Come conferma ulteriore, al momento è impostata di default la Multi Factor Authentication (MFA) via SMS: si dovrà quindi immettere solo in questa occasione il proprio numero di cellulare, su cui si riceverà il codice da inserire per finalizzare l'autenticazione.
I browser consigliati per l’uso dell’applicazione web sono Chrome o Edge.
Se si utilizzano altri browser, appare il seguente banner di avvertimento:
Inserire nella barra di ricerca https://omnia.kalliope.cloud/webcti/
La schermata di login appare come di seguito:
Inserire quindi come Username il proprio nome di login (l’indirizzo e-mail) e come password quella appena scelta.
Alla prima connessione, in basso appare questo banner:
Cliccarci sopra per permettere al sito di utilizzare cuffie, microfono e di inviare notifiche. Confermare cliccando su Connetti e Consenti.
Infatti se non si permette l’accesso al microfono ed ai dispositivi audio, non sarà possibile ricevere o fare chiamate.
Se si inserisce in seguito una nuova cuffia o un altro dispositivo di input il browser chiederà di confermare l’accesso al nuovo dispositivo.
Nel caso apparisse questo un messaggio (Omnia vuole collegarsi a un dispositivo HID - Nessun dispositivo compatibile trovato), cliccare su Annulla e proseguire.
Le relative impostazioni si possono comunque modificare in ogni momento cliccando sul simbolo a sinistra del link nella barra del browser o sui tre puntini della parte alta a destra della webapp e poi su Informazioni app.
Le autorizzazioni devono essere attivate per Microfono, Notifiche e Audio. Se una delle tre non fosse presente, è necessario cliccare su Impostazioni (subito sotto Reimposta le autorizzazioni) e scegliere Consenti accanto alla relativa autorizzazione della lista (non serve salvare, la modifica si salva in automatico).
La configurazione va ripetuta nello stesso modo per i browser usati su altri dispositivi.
Infatti non è possibile avere più sessioni attive contemporaneamente con lo stesso utente: se si vuole utilizzare la telefonia web da un altro browser si deve quindi effettuare il logout cliccando sull’icona dell’utente in alto a destra.
Se si preferisce usare l’applicazione direttamente da PC, senza doverla aprire nel browser, è sufficiente cliccare in alto a destra, nella barra di ricerca, sul simbolo del PC (Installa WebCTI):
Confermare cliccando su Installa
Per comodità, aggiungere WebCTI alla barra delle applicazioni
La schermata principale si presenta come di seguito: a sinistra la barra gialla contiene i tasti Home (visualizzata), Rubrica personale, Registro chiamate e Impostazioni.
Quando si riceve una chiamata, il telefono squilla su entrambi i dispositivi (PC e smartphone, se configurati entrambi). Inoltre, se il browser/webapp è minimizzato o coperto, appare una notifica in forma di popup, in basso a destra del desktop.
Alla stessa maniera vengono anche segnalate le eventuali chiamate perse.
Configurazione utente
Cliccando su Impostazioni in basso a sinistra e selezionando il relativo tab, si accede alla configurazione utente.
In Impostazioni audio è possibile selezionare il dispositivo di input e output da utilizzare e testarne il funzionamento.
Il tab Servizi permette di modificare il comportamento del numero, abilitando con diversi slider l’inoltro di chiamata nelle varie situazioni proposte.
Utilizzo interfaccia
In Home (gialla - contrassegnata dal simbolo delle cuffie), vengono mostrati a sinistra i contatti (disponibili e non) e a destra le chiamate recenti (effettuate e ricevute), riferite all’utente loggato e identificato in alto a destra.
Chiamata
Cliccando la casella arancione in centro oppure il tastierino in alto a sinistra, si apre la tastiera in cui può essere composto o incollato il numero di telefono da chiamare.
In alternativa è possibile inserire il nome del contatto nella barra “Cerca contatti”.
Rubrica personale
In Rubrica personale (verde - contrassegnata dal simbolo del quaderno) è possibile aggiungere contatti con le relative informazioni richieste.
Registro chiamate
In Registro chiamate (grigio - contrassegnato dal simbolo del telefono) è possibile visualizzare contemporaneamente le chiamate recenti ricevute ed effettuate, con i relativi dettagli di data, ora e contatto.
Modifica password e telefono cellulare
- Nel caso in cui sia necessario modificare la password e il telefono cellulare associato, bisogna accedere a https://accounts.kalliope.cloud con le proprie credenziali;
- Nel caso in cui si abbia dimenticato la password, bisogna accedere a https://accounts.kalliope.cloud/forgot-password per reimpostarla.
2. Applicazione Kalliope Mobile per Android/iOS
Kalliope Mobile è disponibile:
- per Android su Play Store, supportato su sistemi operativi Android 12 o superiori
- per iOS su App Store, supportato su sistemi operativi iOS 17 o superiori
Dopo aver installato la app, concedere tutti i permessi richiesti (elencati in figura), seguendo la procedura guidata:
N.B: Ogni dispositivo gestisce queste impostazioni in maniera autonoma, quindi la configurazione illustrata di seguito è prettamente esemplificativa.
In particolare è necessario consentire la visualizzazione della app al di sopra delle altre, il suo utilizzo in background e l’avvio automatico:
N.B: La app non funziona correttamente se è attiva la funzionalità “Risparmio energetico”.
Accedere quindi con i propri Username e password (gli stessi utilizzati nella versione web).
ll telefono risulta collegato quando nella schermata principale
in alto a destra appare il termine: ID: <num> dove num è l’interno associato all’utente.
La schermata principale si presenta come di seguito, con varie sezioni:
- In Tastierino si possono comporre direttamente i numeri desiderati
- In Chiamate appariranno tutte le chiamate effettuate e in entrata (sezione Tutte), e quelle non risposte (sezione Perse)
- In Chat è possibile avviare una conversazione via messaggio con utenti singoli o gruppi (tramite il segno + arancione)
- In Preferiti è possibile aggiungere i numeri da contattare più frequentemente
In Contatti vengono elencati tutti i numeri contenuti nella propria rubrica (sezioni Tutti, Interni, Aziendali, Personali)
Cliccando sulle tre righe grigie in alto a sinistra, si accede al Menu
in cui è necessario selezionare il pulsante a fianco di Ricevi chiamate sul tuo smartphone per poter utilizzare il servizio.
Cliccando sul proprio nome in alto, si accede alla sezione Account personale in cui vengono visualizzati i propri dettagli e si può direttamente avviare una video call.
Per disconnettersi dalla app, cliccare su Logout.
3. Google Meet per PC/Android/iOS
Per telefonate a numeri interni si consiglia di usare preferibilmente Google Meet con il proprio account istituzionale, in quanto è uno strumento integrato ai sistemi Google in uso in Fondazione e nel circuito PAT (per cui l’elenco delle persone è direttamente disponibile senza necessità di conoscerne il numero) e funziona ovunque ed in qualsiasi situazione (come Whatsapp, ma in modalità integrata).
Da PC cliccare su meet.google.com, selezionare la modalità Calls ed inserire nome o e-mail della persona interna da contattare.
N.B. Il sistema di default effettua una videochiamata.
Da dispositivo Android, iPhone o iPad, aprire l'app Meet ed accedere con il proprio account istituzionale.
Concedere tutte i permessi richiesti, secondo la procedura guidata:
Per effettuare una chiamata:
- Cliccare su Nuova, inserire un nome e selezionare il contatto dai suggerimenti
Se viene visualizzato il messaggio "Questo contatto non può ricevere chiamate. Condividi un link di Meet” (la persona in questione non ha aperto l'app Meet per ricevere l'aggiornamento) cliccare su Crea per condividere il link e Condividi; si possono effettuare anche chiamate di gruppo cliccando su Nuovo gruppo;
- Cliccare su Chiama
Prima di partecipare a una chiamata, dalla finestra iniziale è possibile:
- Attivare la crittografia aggiuntiva;
- Disattivare o riattivare audio e video;
- Aggiungere effetti speciali, sfondi o filtri;
- Per trovare le informazioni o visualizzare la cronologia con un contatto, cliccare sul nome del contatto, su Menu in alto a destra e poi Visualizza dettagli;
- Per visualizzare le proprie impostazioni cliccare sull’immagine del profilo, Gestisci il tuo Account Google e poi Informazioni personali.