Quando vado in missione devo timbrare?
La timbratura è prevista se la partenza è dalle ore 12 o il rientro prima delle ore 11.59.
Posso acquistare biglietteria di viaggio in prima classe?
Sì, qualora la prima classe risulti economicamente più vantaggiosa. In questo caso devo presentare/allegare sempre il preventivo della tariffa in seconda classe/standard più bassa a dimostrazione della convenienza (salvare schermata costi).
Posso acquistare un volo in classe Business?
Sì, qualora il volo sia intercontinentale e superi le 5 ore di volo. In questo caso devo dimostrare che sussistono particolari esigenze di volo.
Chi autorizza l’uso dei mezzi straordinari?
L’autorizzazione viene data dai Responsabili che autorizzano la missione e la Nota Spese.
Come devo dichiarare le spese in lingua estera diversa da inglese, francese, spagnolo e tedesco?
È sufficiente inserire una nota nella riga Giustificativo in Nota Spese con la decodifica degli elementi essenziali quali data, quantità, oggetto e costo.
Perché in Italia sono obbligato a pagare con carta per ricevere il rimborso totale?
L’obbligo di effettuare i pagamenti tramite strumenti tracciabili si applica esclusivamente alle spese sostenute sul territorio italiano, se paghi con carta riceverai il rimborso pieno, altrimenti sarà tassato (“a cedolino”) – rif. Decreto Legge n. 84/2025
Come mi comporto con le Boarding card digitali?
Le boarding card servono solo per commesse a rendicontazione, vanno allegate alla Nota Spese e se con Qr Code occorre salvare l’immagine del cellulare e allegarla al rimborso in Nota Spese.
Cosa devo fare se un mezzo di trasporto viene cancellato per sciopero?
In caso di cancellazione per scioperi è cura dello stesso viaggiatore attivarsi subito con la compagnia di trasporto per recuperare quanto speso e non utilizzato. In seconda istanza il viaggiatore può essere rimborsato da FBK allegando prova dello sciopero e dovrà inoltrare a FBK il rimborso ottenuto dal vettore oppure comunicare il negato rimborso.
Cosa devo fare se una missione viene annullata per malattia?
Va avvisata quanto prima l'Unità Viaggi e Servizi e fornita adeguata motivazione che andrà allegata anche in Nota spese per giustificare i costi sostenuti.
Cosa devo fare se il volo acquistato da FBK viene cancellato?
Va avvisata quanto prima l'Unità Viaggi e Servizi o, nei giorni di sabato, domenica e festivi, chiamare il servizio Movida dal lunedì al venerdì dalle 18.31 alle 08.59, il sabato, la domenica e i festivi per l'intera giornata:
solo contatto telefonico (NO e-mail o whatsapp) ai numeri dedicati:
+39 349 5839822
+39 331 6187376
Verrà applicata la tariffa anche se si chiama solo per ricevere informazioni.
Costi per chiamata:
€30 + IVA: per interventi gestiti direttamente da Movida senza coinvolgimento di fornitori esterni.
€80 + IVA: per interventi che richiedono il contatto diretto con fornitori (es. compagnie aeree)
Cosa devo fare se un mezzo di trasporto acquistato personalmente viene cancellato?
È cura del viaggiatore procedere autonomamente alla richiesta rimborso/risarcimento direttamente dal link dedicato della compagnia di trasporto, allegando eventuali ricevute di spese sostenute.
Le spese documentate e già sostenute dal viaggiatore saranno anticipatamente rimborsate dalla Fondazione. Sarà cura del viaggiatore restituire alla Fondazione la quota relativa alle spese aggiuntive rimborsate, quando riceverà il risarcimento dal vettore.
Qualora la cancellazione/ritardo di voli, treni o altri mezzi di trasporto, non comporti spese aggiuntive (es. vitto, hotel, altri mezzi), il viaggiatore può comunque attivarsi autonomamente col vettore per la procedura di rimborso al fine di richiedere un eventuale indennizzo "compensazione pecuniaria" a totale beneficio del viaggiatore.
Cosa devo fare per modificare una prenotazione di auto a noleggio AVIS?
La modifica di una prenotazione auto AVIS si può fare in qualunque momento fino all'ora del noleggio su https://www.avisautonoleggio.it, o chiamando il Centro Prenotazioni AVIS allo 06 452108020.
Chi devo contattare in caso di imprevisti durante l’utilizzo dell’auto a noleggio AVIS?
- 800 801 180 dall’Italia per soccorso stradale
- +39 06 98240800 dall'estero o telefoni cellulari internazionali
Cosa prevede la procedura per il ritiro e la riconsegna dell’auto AVIS in Fondazione?
Per il ritiro delle chiavi dell'auto l’intestatario della prenotazione si rivolge alla guardiola FBK.
La riconsegna dell’auto e delle chiavi deve avvenire entro i termini stabiliti.
Una volta parcheggiata l'auto in FBK va inviata mail a [email protected] e in copia a [email protected] specificando il numero di targa, il chilometraggio leggibile dal cruscotto e dichiarando di aver effettuato il rabbocco carburante previsto.
Sono coperto da assicurazione durante la missione?
La polizza FBK copre ciascun viaggiatore dalla data e ora di inizio della missione autorizzata e fino alla sua conclusione. La copertura assicurativa è valida sia in Italia che all’estero, ed è garantita solo durante l'impegno di lavoro e le giornate di viaggio, non durante un eventuale periodo di ferie.
Posso partire da un luogo diverso rispetto alla mia sede di lavoro?
Sì se economicamente più conveniente: devi sempre allegare nel software un preventivo per un’ipotetica partenza da sede di lavoro a dimostrazione dell’economicità della partenza da altro luogo:. Per il rimborso km quando selezioni l’uso della tua auto nel BOX5 del software, puoi inserire direttamente nel portale la tratta dalla sede di lavoro e verificare il numero di km con la tratta che chiedi a rimborso partendo da altro luogo, salva lo screenshot e allegalo, ricordati poi di cancellare la tratta da sede di lavoro mantenendo quella per il rimborso da altro luogo di partenza; per le tratte in treno o aereo fai uno screenshot con la stessa compagnia di trasporto e stesse date e orari simili e allegalo (Trenitalia, DB, Italo…; compagnie voli low cost, compagnie voli di linea…)”
Posso aggiungere ferie a una missione?
Sì è ammesso un periodo di ferie ma solo dopo l'effettivo e comprovato impegno di lavoro (non prima e non durante):
- costi ammessi: viaggio per recarsi e tornare dal luogo dell'impegno di lavoro solo se economicamente più conveniente o di costo uguale al viaggio senza aggiunta ferie, vitto+trasporti locali+pernottamento solo nelle date dell'effettivo e comprovato impegno di lavoro
- date da inserire a sistema: data di viaggio di andata+ date dell'effettivo e comprovato impegno di lavoro + date ferie successive
- copertura assicurativa FBK: garantita solo durante l'impegno di lavoro e le giornate di viaggio
Come calcolo il rimborso dei costi viaggio nel caso di aggiunta ferie?
Non sono rimborsati gli eventuali costi relativi a vitto e alloggio che riportano date e orari esterni all’attività per cui è stata predisposta la missione (meeting o conferenza).
Un esempio: se la conferenza inizia alle 10 del 2/3 e termina alle 12 del 3/3 le ricevute rilasciate dopo le 12 del 3/3 non sono ammesse al rimborso.
Il costo del viaggio di ritorno dal luogo dell'impegno di lavoro è ammesso al rimborso solo se economicamente più conveniente o di costo uguale al viaggio senza aggiunta ferie.
Come calcolo il rimborso dei costi viaggio nel caso di smartworking?
Lo sw é ammesso prima o dopo una missione solo per brevi periodi, salvo esigenze organizzative, senza alcun costo di viaggio per FBK per recarsi nel luogo di svolgimento dello sw (no costi viaggio per recarsi o tornare dal luogo dove si svolge lo sw anche se coincide con il luogo dell'impegno di lavoro):
- costi ammessi: vitto-trasporti locali e pernottamento solo relativi alle date dell'effettivo e comprovato impegno di lavoro
- date da inserire a sistema : solo le date dell'effettivo e comprovato impegno di lavoro
- copertura assicurativa FBK: garantita durante lo sw e l'impegno di lavoro
Missione nel Comune di Trento: Uscita per Servizio
Per le missioni nel Comune di Trento (sia con mezzi pubblici che con auto personale) non va inserita alcuna richiesta di missione: va informato unicamente il proprio Responsabile di Unità. È sempre garantita la copertura assicurativa su tutto il territorio comunale.
Se si resta a Trento senza passare da una delle sedi FBK e quindi senza timbrare, andrà poi inserito a cartellino una mancata timbratura se afferente al personale con timbratura unica, due mancate timbrature a copertura dell’orario giornalieri previsto (entrata-uscita) se afferente al personale con doppia timbratura.
Spese di vitto in Provincia di Trento
Su tutto il territorio provinciale il pranzo va pagato con tessera UpDay che riconosce il valore fino a € 7. Qualora venisse dimostrata l’inesistenza di esercizi abilitati alla tessera UpDay nel luogo della missione, il costo del pranzo verrà rimborsato fino a €7. É previsto il rimborso totale su dichiarazione di partecipazione a pranzi di gruppo organizzati da esterni.
Utilizzo di auto FBK
La prenotazione nonché la riconsegna e ritiro devono rispettare date e orari autorizzati per la missione: non é pertanto consentito un ritiro anticipato o una riconsegna ritardata in quanto non vi sarebbe alcuna copertura assicurativa.
L’auto FBK non deve essere utilizzata per raggiungere gli aeroporti a meno che i passeggeri FBK non siano almeno 3 (i mezzi FBK sono pochi e non vanno lasciati fermi nei parcheggi), in alternativa mezzi pubblici, auto personale o auto a noleggio.
Si ricorda che l’auto va riconsegnata con il pieno / rabbocco.
Quale copertura assicurativa ho se uso la mia auto personale?
Quando usi l'auto personale per FBK hai copertura assicurativa (kasko) per danni materiali e diretti subiti dal veicolo. La copertura conducente e passeggeri resta sempre a carico della tua personale assicurazione auto.
Quale copertura assicurativa ho se uso l'auto FBK?
Quando usi un'auto FBK la copertura assicurativa è totale, copre sia il conducente che i terzi trasportati sia i danni al veicolo.
Quale copertura assicurativa ho se uso un’auto a noleggio AVIS?
Quando usi un’auto a noleggio AVIS la copertura assicurativa comprende la kasko e l’assicurazione conducente.
Come procedo per registrarmi ad un evento online senza partecipazione in presenza?
Devi fare richiesta di RdA, sia per il prepagato che per l’eventuale richiesta di rimborso della spesa sostenuta.
Non devi inserire nessuna richiesta di missione.
Cosa devo fare per richiedere una membership individuale o collettiva?
Devi fare richiesta di RdA, sia per il prepagato che per l’eventuale richiesta di rimborso della spesa sostenuta.