Da qualche anno il Servizio Soluzioni Digitali e Infrastrutture IT ha cominciato riflettere sui sistemi di telefonia fissa: infatti l’obsolescenza dei circa 1.000 telefoni presenti e l’utilizzo da parte degli utenti di sistemi di messaggistica più agili (WhatsApp, Google Meet, Microsoft Teams) rende questa tecnologia sempre meno adatta allo scopo. Un’accelerazione su questi ragionamenti si è resa necessaria anche in seguito all’elaborazione del Progetto Pilota Spazi 2024 che mira a diminuire i vincoli alle postazioni di lavoro promuovendo le politiche di hot desking. Per questi motivi si è quindi scelto, almeno per un periodo di transizione, di optare per la virtualizzazione della telefonia fissa tramite una piattaforma di Unified Communication and Collaboration che integra tutti gli strumenti di comunicazione in un’unica soluzione in cloud, assicurando un impatto più green, economico, ed una durevolezza e disponibilità rafforzata dei sistemi.
A fronte di una fase di ricerca ed analisi di vari sistemi, si è stabilito di aggiornare Kalliope, l’esistente centralino, alla versione Omnia, che permette di utilizzare gli interni già esistenti sia attraverso telefoni fisici che via applicazione per PC e smartphone. Il prodotto ha visto il Servizio Soluzioni Digitali e Infrastrutture IT collaborare a stretto contatto con il fornitore per adeguare le caratteristiche di Omnia alle esigenze della Fondazione, in un continuo dialogo per sperimentare soluzioni sempre più dinamiche, user-oriented e compatibili con il GDPR.
Attualmente, il prodotto offerto:
- Per l'utilizzo dei telefoni fissi (già in uso), richiede e memorizza nome, cognome e numero di telefono interno degli utenti
- Per l'utilizzo delle applicazioni richiede:
- Indirizzo email FBK
- Numero di telefono privato dell’utente
Al momento queste due informazioni sono necessarie per garantire la sicurezza tramite autenticazione multi fattore (MFA) verificata con codice inviato via SMS.
Il Servizio SDIT ha chiesto al fornitore la disponibilità a rendere in breve tempo questa procedura più sicura ed allineata con la privacy, sostituendo l’invio di OTP via SMS con la generazione di un TOTP (time-based one-time password) su Authenticator. Questo consentirà di mantenere MFA senza la necessità di richiedere all’utente il proprio numero di telefono personale.
- Nella versione mobile, Kalliope Mobile (app Android e IoS), che richiede la stessa registrazione di cui sopra, consente di:
- effettuare e ricevere chiamate utilizzando l’interno aziendale indipendentemente dalla posizione geografica (no geolocalizzazione)
- avere a disposizione sul device mobile la rubrica di tutti gli interni aziendali ed allo stesso tempo sincronizzare i contatti personali ed accedere rapidamente a tutti i numeri di telefono
- chattare con uno o più colleghi, scambiando materiale documentale e fotografico
- registrare chiamate tramite Personal Call Recording
- avviare dall’app la propria stanza Kalliope Meeting
Data la varietà e complessità delle funzioni offerte, il software necessita (in maniera non differente da qualsiasi altra applicazione di messaggistica, ma dettagliatamente esplicitata) di molteplici autorizzazioni ad accedere, tra gli altri, a Rubrica, Fotocamera, Archivio e Registratore personali. Al momento, per usare tale servizio, è necessario approvare in toto tutte le richieste. Anche queste permissions sono in fase di revisione, su richiesta del Servizio SDIT al fornitore, con lo scopo di diminuire le richieste e/o renderle opzionali rispetto all'utilizzo, dando così maggiore libertà di scelta all’utente.
Fino a concordata modifica avvenuta, gli utenti verranno informati di questi vincoli momentanei tramite un Digital Cafè dedicato e se, per ragioni personali, dovessero ritenere di non voler utilizzare l’applicazione mobile, avranno la facoltà di non scaricarla ed utilizzare esclusivamente la piattaforma online.